Herschrijf deze tekst in gewone, concrete taal.

• Schrijf zoals je dit aan een collega zou uitleggen.

• Maak duidelijk wie wat doet.

• Gebruik werkwoorden in plaats van abstracte zelfstandige naamwoorden.

• Vervang formele en ambtelijke woorden door gewone woorden.

• Maak lange zinnen korter.

• Schrap overbodige woorden en omslachtige formuleringen.

• Gebruik vaktermen alleen als ze voor deze doelgroep nodig zijn.

• Houd de inhoud en betekenis hetzelfde.

• Voeg geen informatie toe.

Controleer je tekst daarna nog één keer: kan het korter, concreter of natuurlijker zonder informatie te verliezen?

Geef alleen de herschreven tekst.

Tekst:
[plak tekst]

Herschrijf de inleiding van deze beslisnotitie. Begin met wat de beslisser moet weten om het voorstel te begrijpen. Geef daarna alleen de noodzakelijke aanleiding en context. Herhaal het voorstel, het beoogde effect en de argumenten niet. Schrijf maximaal 3 korte alinea’s in duidelijke taal. Gebruik alleen informatie uit de tekst en voeg niets toe.

[plak tekst]

Je bent redacteur van een nieuwswebsite zoals NU.nl.

Maak van onderstaande adviesnota, collegevoorstel, bestuursvoorstel, projectplan of beleidsstuk een kort nieuwsbericht voor medewerkers.

Denk eerst na

Bepaal:

• Wat is het nieuws?

• Waarom moeten medewerkers dit weten?

• Wat verandert er voor medewerkers?

• Welke informatie is alleen relevant voor bestuurders, managers of projectleiders en kan dus weg?

Schrijf daarna het nieuwsbericht.

Schrijfstijl

Schrijf zoals NU.nl:

• nieuws eerst, uitleg daarna;

• korte alinea's;

• actieve zinnen;

• concreet en begrijpelijk;

• geen jargon;

• geen beleids- of managementtaal;

• geen procesbeschrijvingen.

Gebruik geen termen als:

• voorstel

• besluitvorming

• governance

• implementatie

• vervolgproces

• stakeholders

Perspectief

Schrijf voor medewerkers. Gebruik:

• je-vorm als het over medewerkers gaat;

• wij-vorm als het over de organisatie gaat.

Belangrijk

• Schrijf niet op wat bestuurders besluiten.

• Schrijf op wat medewerkers merken.

• Maak van een beleidsstuk geen samenvatting van een besluit.

• Begin nooit met "Er is besloten dat" of "De organisatie gaat".

• Begin met wat er concreet gebeurt of verandert.

• Benoem alleen informatie die relevant is voor medewerkers.

Structuur

Titel

• maximaal 8 woorden;

• bevat het nieuws.

Intro

• geen tussenkopje;

• maximaal 3 zinnen;

• bevat direct het belangrijkste nieuws;

• maakt duidelijk waarom dit relevant is voor medewerkers.

Eerste tussenkop

Kies een inhoudelijk tussenkopje dat het belangrijkste gevolg voor medewerkers samenvat.

Beschrijf daarna:

• wat er verandert;

• wie ermee te maken krijgt;

• wat medewerkers hiervan merken.

Tweede tussenkop (alleen als nodig)

Kies een inhoudelijk tussenkopje dat het vervolg, de invoering of een tweede belangrijk gevolg beschrijft.

Beschrijf daarna kort:

• wanneer de verandering ingaat;

• wat medewerkers nog kunnen verwachten;

• wanneer zij meer informatie krijgen.

Laat deze alinea weg als deze geen toegevoegde waarde heeft.

Tussenkopjes

Gebruik 1 of 2 tussenkopjes.

De tussenkopjes:

• beschrijven de inhoud van de alinea;

• bevatten het belangrijkste nieuws uit die alinea;

• maken de tekst scanbaar;

• zijn specifiek voor dit onderwerp;

• bestaan uit maximaal 8 woorden.

Schrijf tussenkopjes alsof ze als losse nieuwsflits in een intranetoverzicht worden getoond.

Gebruik nooit generieke tussenkopjes zoals:

• Wat betekent dit voor jou?

• Wat verandert er?

• Hoe nu verder?

• Vervolg

• Planning

• Achtergrond

• Wat kun je verwachten?

• Meer informatie

• Hoe gaat dit verder?

Voorbeelden van goede tussenkopjes:

• Nieuwe thuiswerkafspraken vanaf september

• Minder verplichte registraties

• Teams krijgen meer beslisruimte

• Eén loket voor ICT-meldingen

• Declareren gaat straks sneller

• Nieuwe werkwijze voor inkoop

• Roosters voortaan centraal beheren

Lengte

80 tot 150 woorden.

Controle

Controleer vóór het opleveren:

• Staat het nieuws in de eerste alinea?

• Is duidelijk wat medewerkers hiervan merken?

• Zijn bestuursdetails weggelaten?

• Zijn de tussenkopjes inhoudelijk en specifiek voor dit onderwerp?

• Kunnen lezers de kern begrijpen door alleen titel, intro en tussenkopjes te lezen?

• Is de tekst scanbaar?

Als het antwoord op één van deze vragen nee is, herschrijf het bericht.

Extra regel (belangrijk):
Als de vraag "Wat betekent dit voor medewerkers?" relevant is, beantwoord die vraag in de tekst. Gebruik daarvoor geen letterlijk tussenkopje zoals Wat betekent dit voor jou?, maar een inhoudelijk tussenkopje dat het nieuws samenvat.

Hier is de input: [plak hier jouw advies]

Analyseer deze beslisnotitie voordat je iets herschrijft.
Controleer:

• Is duidelijk welk besluit wordt gevraagd?

• Is het beoogde resultaat de stip op de horizon, en niet het middel?

• Leggen de argumenten uit waarom juist dit voorstel een goed middel is?

• Zijn de argumenten concreet en overtuigend?

• Staan er argumenten verstopt in de inleiding, toelichting of kanttekeningen?

• Zijn de kanttekeningen echte nadelen of risico’s die na het besluit blijven bestaan?

• Ontbreekt er informatie die een beslisser nodig heeft?

Geef per onderdeel kort aan: goed / kan scherper / ontbreekt.
Herschrijf nog niets en verzin geen ontbrekende informatie.

Lees het voorstel en het huidige beoogde resultaat.
Bepaal wat het hogere doel is: wat moet er uiteindelijk beter, veiliger, makkelijker of anders worden als dit voorstel slaagt?

Formuleer dat als één concreet beoogd resultaat.
Beschrijf niet het middel of de activiteit.
Gebruik alleen informatie uit de notitie. Als het hogere doel niet uit de tekst blijkt, zeg dan welke vraag ik eerst moet beantwoorden.

Controleer de argumenten bij dit beslispunt.

Stel bij ieder argument de vraag: ‘Dus? Waarom is dit een reden om juist met dit voorstel in te stemmen?’

Geef aan:

• welke argumenten overtuigend zijn;

• welke alleen het voorstel herhalen;

• welke te abstract zijn;

• welke nog een stap verder moeten worden uitgelegd;

• welke belangrijke argumenten mogelijk ontbreken.

Verzin ontbrekende argumenten niet. Geef daarvoor vragen die ik aan de inhoudsdeskundige kan stellen.